Kdo má povinnost vést elektronickou spisovou službu
Je to každý subjekt, který má podle zákona č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Který zákon se týká ještě uchovávání tisků a spisové služby
Povinnost vést spisovou službu a pravidla pro skartační řízení upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ten ukládá určeným původcům vést spisovou službu a povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.
Archiv
Co obsahuje spisový a skartační rád
Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Těmito lhůtami se obec bude následně řídit při stanovování doby uchovávání osobních údajů a jejich výmazu.
Kdy začíná běžet skartační lhůta
Kdy začíná běžet lhůta archivace Lhůta archivace začíná běžet 1. ledna následujícího roku od vyhotovení dokumentu nebo spouštěcí události (např. podepsání spisu nebo uzavření smlouvy).
Co patří do spisové služby
Spisová služba zahrnuje tyto činnosti práce s dokumenty:příjem a evidence pošty,označování dokumentů,rozdělování dokumentů ke zpracování,oběh, zpracování a vyřízení dokumentů,odesílání pošty,seskupování dokumentů do věcných celků – spisů,uzavření případu úřední věci, dokumentů nebo spisů,
Co je spisová rozluka
Spisová rozluka se provádí v mezních situacích jako je zrušení původce, zásadní reorganizace, změna držitele dokumentů, významná změna spisové služby a formy jejího vedení apod. Při zániku veřejnoprávního původce převezme jeho spisovnu, popř.
Co je to spisový rád
Spisový řád je směrnice procesů práce s úředními dokumenty zajišťující v organizaci jejich příjem, oběh, zpracování, vyřízení, uložení a předání při skartačním řízení do příslušného archivu.
Co to je spisový znak
Spisový znak je popis (kód a název) úředního dokumentu, který obsahuje skartační znak a skartační lhůtu.
Co jsou dokumenty které nepodléhají evidenci
Dokumenty nepodléhající evidenci
Dokumenty, které z hlediska činnosti původce nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci, jedná se o dokumenty typu: pracovní kopie dokumentů, pozvánky, propagační materiály, sbírky zákonů a vyhlášek, věstníky, normy, noviny, časopisy, knihy.
Co se musí skartovat
Kromě klasických dokumentů v papírové podobě se skartují také dokumenty na CD, DVD nebo jiných nosičích, již neplatná nebo opotřebovaná razítka, případně fotodokumentace či filmové a zvukové záznamy.
Jak probíhá skartační řízení
Do skartačního řízení se zařazují všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. Komunikace s příslušným archivem (předložení skartačního návrhu, zpětné vyjádření archivu, předání archiválií…) probíhá ve formě "papíru".
Jak se vede spisová služba
Spisová služba lze vést v podacím deníku, nebo v systému elektronické spisové služby (eSSL).
Jak má vypadat podací razítko
(5) Podací razítko obsahuje vždy: a) název určeného původce, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, c) číslo jednací, d) počet listů a e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost …
Jak dlouho se uchovávají faktury
Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, mají povinnost archivace daňových dokladů minimálně 3 roky. Faktury za rok 2021 tak uchováváte do roku 2024. Ostatní podnikatelé mají archivaci trochu náročnější. Pokud jste OSVČ, která vede účetnictví (nebo s. r. o.), doklady archivujete minimálně 10 let.
Jak probíhá skartace
Postup skartace Vyznačení skartačních znaků a lhůt. Archivace dokumentů do uplynutí skartační lhůty. Po uplynutí se vytvoří skartační návrh se seznamem vyřazených dokumentů a postoupí se archivu. Archiv návrh zreviduje. Revidovaný návrh se zrealizuje.
Jaké dokumenty skartovat
Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat
Typ dokumentu | Lhůta |
---|---|
účetní uzávěrka | 10 let |
výroční zpráva | 10 let |
daňové doklady pro DPH | 10 let |
mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění (pokud zaměstnanec pobírá starobní důchod, lhůta se zkracuje na 10 let) | 30 let |
Co je šíp balíček
SIP balíček je archivním digitálním nosičem dat. Jedná se o ZIP soubor generovaný při skartačním řízení systémem elektronické spisové služby, který obsahuje XML soubory, ve kterých jsou komprimovány dokumenty a spisy, včetně jejich příloh a originálů e-mailových a datových zpráv ve formátu ZFO, EML, MSG.
Jaké dokumenty se archivují
jsou povinny uchovávat všechny doklady, které slouží pro stanovení daně (více níže). by měli archivovat faktury přijaté, faktury vydané, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky, výplatní listiny.
Co musí zaměstnavatel archivovat
Archivace mzdových listů
Pro účely účetnictví je nezbytné nejen mzdové listy, ale i další dokumenty související se mzdovou evidencí (výplatní listiny, rekapitulace mezd, rekapitulace zdravotního pojištění, seznam zaměstnanců u zdravotních pojišťoven atd.)
Co znamená skartační znak v
Skartační znak "V" (výběr) – dokument, jehož dokumentární hodnotu nelze v době vzniku určit a který bude ve skartačním řízení znovu posouzen a následně zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S“.
Jak postupovat při skartaci dokumentů
Postup skartace Vyznačení skartačních znaků a lhůt. Archivace dokumentů do uplynutí skartační lhůty. Po uplynutí se vytvoří skartační návrh se seznamem vyřazených dokumentů a postoupí se archivu. Archiv návrh zreviduje. Revidovaný návrh se zrealizuje.
Jak dlouho se archivují doklady
Tím prvním je zákonná lhůta 5 let. Po tuto dobu je ze zákona nutné archivovat: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví. Pak zde máme období 10 let. Po tuto dobu se archivuje účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady.
Jak dlouho schovávat účtenky
V případě soudních a dalších řízení musíte archivovat často i déle než deset let. Pokud jste právnická osoba nebo živnostník, který vede účetnictví, veškeré účetní doklady archivujte alespoň pět let a účetní závěrku a výroční zprávu alespoň deset let.
Jak dlouho je nutné archivovat vydané faktury
Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, mají povinnost archivace daňových dokladů minimálně 3 roky. Faktury za rok 2021 tak uchováváte do roku 2024. Ostatní podnikatelé mají archivaci trochu náročnější. Pokud jste OSVČ, která vede účetnictví (nebo s. r. o.), doklady archivujete minimálně 10 let.
Jak dlouho se musí uchovávat faktury
Tím prvním je zákonná lhůta 5 let. Po tuto dobu je ze zákona nutné archivovat: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví. Pak zde máme období 10 let. Po tuto dobu se archivuje účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady.